АНАЛИТИЧЕСКАЯ СПРАВКА О РЕЗУЛЬТАТАХ ПРОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО АНАЛИЗА КОРРУПЦИОННЫХ РИСКОВ В ТОВАРИЩЕСТВЕ С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ASTANA VENUE MANAGEMENT» (ДАЛЕЕ — ТОВАРИЩЕСТВО)
Аналитическая справка
о результатах проведения внутреннего анализа коррупционных рисков в Товариществе с ограниченной ответственностью
«Astana Venue Management»
(далее — Товарищество)
Письмом Первого Заместителя Председателя Агентства Республики Казахстан по противодействию коррупции (Антикоррупционная служба) Малахова Д.М. исх. № 01-12/157 от 22.02.2023 года до Товарищества доведены новые Типовые правила проведения внутреннего анализа коррупционных рисков (далее –Правила), утвержденные приказом Председателя Агентства от 16 января 2023 года № 21 (зарегистрирован в Министерстве юстиции 18 января 2023 года № 31713) и Методические рекомендации по проведению внутреннего анализа коррупционных рисков, утвержденные приказом Председателя Агентства от 30 декабря 2022 года № 488.
Вместе с тем, Аппаратом акима города Астаны письмом исх. № 01-12/288 от 05.04.2023 до Товарищества доведен График проведения внутреннего анализа коррупционных рисков в управлениях и квазигосударственных организациях города Астаны, согласно которому Товарищество обязано в мае 2023 года завершить внутренний анализ коррупционных рисков. Также доведен План реализации Типового базового направления №4 «Предупреждение и противодействие коррупции» на 2023 год, согласно которому к порядку проведения внутреннего анализа предъявляются строгие требования по процедуре, охвату и срокам проведения.
Во исполнение вышеуказанных писем Генеральным директором Товарищества издан приказ от 26 апреля 2023 № 01-04/95 «О проведении внутреннего анализа коррупционных рисков», которым утвержден состав комиссии под председательством комплаенс–офицера Товарищества Якупова Д.А. Период проведения с 1 мая по 26 мая 2023 года, охват с мая 2022 года по май 2023 года.
На корпоративном портале Товарищества 14 апреля 2023 года, за 10 рабочих дней до начала проведения внутреннего анализа анонсировано начало проведения и предложено внести предложения и/или подать заявку на участие в составе комиссии. На момент начала внутреннего анализа предложений и заявок не поступило.
Внутренний анализ коррупционных рисков осуществлялся по следующим направлениям:
1) выявление коррупционных рисков в нормативных правовых актах, затрагивающих деятельность подразделений;
2) выявление коррупционных рисков в организационно-управленческой деятельности подразделений.
При проведении внутреннего анализа проведено изучение, обобщение материалов по деятельности Товарищества, а также документов и практики организационно-управленческой деятельности (Устав, Регламент, Положение, внутренние нормативные документы, Должностные инструкции сотрудников Положение об Управлениях и др.) и НПА, регулирующих деятельность Товарищества.
ВЫЯВЛЕНИЕ КОРРУПЦИОННЫХ РИСКОВ В НОРМАТИВНЫХ
ПРАВОВЫХ АКТАХ, ЗАТРАГИВАЮЩИХ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
Коррупционный риск 1
Согласно пп.10) пункта 19 раздела 5 Устава Генеральный директор Товарищества утверждает 28 внутренних документов, регламентирующих деятельность товарищества.
На момент проведения анализа из 28 внутренних документов имеется утвержденных 26 внутренних актов. Не утверждены 2 внутренних нормативных документов:
1. Положение об обучении персонала Товарищества;
2. Инструкция о порядке проведения инвентаризации имущества Товарищества;
Рекомендация 1
Разработать отсутствующие внутренние нормативные документы, либо, в случае отсутствия необходимости, исключить в уставе товарищества из перечня внутренних нормативных документов, регламентирующих деятельность.
Коррупционный риск 2
В ходе внутреннего анализа изучены Правила по отбору арендаторов коммерческих площадей товарищества, утвержденные приказом Генерального директора от 06.09.2019 года № 18-П и Правила по отбору контрагентов на оказываемые услуги, утвержденные от 05.11.2021 года № 01-04/344.
Вышеуказанные правила предусматривают одним из основных принципов исключение возможностей возникновения причин и условий, способствующих совершению коррупционных правонарушений.
Согласно правилам, отбор проводится на основании поданных заявок об оказании услуг как краткосрочно, так и долгосрочно путем прямого заключения договора.
При поступлении от потенциальных контрагентов 2 (двух) и более заявок, товарищество осуществляет отбор по следующим порядку:
— по дате и времени поступления заявок;
— отсутствии налоговой задолженности;
— отсутствие в реестре должников исполнительного производства;
— заявка должна быть не менее стоимости услуг утвержденного прейскуранта цен Товарищества.
Изучение практики применения правил показали, что Управлением по коммерческим вопросам при наличии свободных помещений, пригодных для сдачи в аренду, размещается соответствующее объявление на корпоративном сайте, с описанием технических характеристик, местонахождения и контактами для подачи заявки.
При поступлении заявки, контрагент проверяется по вышеуказанным критериям, и, при условии полного соответствия, заключается договор.
Следует отметить, что правила не предусматривают обязательного опубликования объявления на сайте.
Вместе с тем следует отметить, что все объявления размещены только на русском языке, что не соответствует п. 14 ст. 16 Закона Республики Казахстан «О доступе к информации», которым предусмотрено что информация на интернетресурсе должна предоставляться на казахском и русском языках.
Рекомендация 2
Дополнить Правила по отбору арендаторов коммерческих площадей товарищества, утвержденных приказом Генерального директора от 06.09.2019 года № 18-П и Правила по отбору контрагентов на оказываемые услуги, утвержденных приказом Генерального директора от 05.11.2021 года № 01-04/344 обязанностью по размещению на Интернет-ресурсе Товарищества объявлений о планируемых к сдаче арендных помещений на казахском и русском языках.
Коррупционный риск 3
Согласно пункту 47 Правил составления и представления бюджетной заявки при планировании расходов на приобретение запасов и основных средств к расчету прилагаются не менее трех прайс-листов по каждому виду запасов или основных средств, а также расчеты должны представляться с обоснованиями и обязательной расшифровкой по каждому виду расходов.
В соответствии с вышеуказанными Правилами Заказчики на момент формирования бюджета вынуждены обращаться к потенциальным поставщикам с запросом о предоставлении коммерческих предложений, которые могут быть неактуальными на момент осуществления государственных закупок, как в силу роста цен, так и в силу завышенной цены.
В этой связи особую важность приобретает возможность планирования бюджета опираясь на достоверные, неоспоримые источники, независимые от заказчика.
При этом, согласно п. 29) статьи 2 Закона «О государственных закупках» база данных цен на товары, работы, услуги – информационная подсистема, являющаяся частью веб-портала государственных закупок, содержащая сведения о сложившихся минимальных, средних и максимальных ценах на товары, работы, услуги по итогам государственных закупок (далее – База данных цен).
Рекомендация 3
Направление в Министерство финансов письма о необходимости разработки и внедрение информационной подсистемы «база данных цен на товары, работы, услуги», предусмотренной п. 29) статьи 2 Закона «О государственных закупках.
Коррупционный риск 4
В силу основной деятельности товариществу в доверительное управление по решению уполномоченного органа передаются городские коммунальные объекты недвижимости с целью обеспечения функционирования объектов, в том числе за счет приобретения товаров, работ, услуг.
Однако, при передаче объекта возникает ситуация, когда объект принят на баланс, однако все договоры, связанные с закупом коммунальных услуг, электричества, охраны, клининга, обслуживания технологического оборудования и иных не могут быть заключены до подведения итогов конкурса. Проведение конкурса может занимать как 1,5-2 месяца, так и более при повторном конкурсе либо обжаловании итогов конкурса.
В связи с чем, при принятии решения уполномоченного органа о передаче объекта Заказчику, принимаются меры по неотложному обеспечению его деятельности в целях беспрерывного функционирования, Заказчик вынужден заключать договор о государственных закупках по п. 50 ст. 39 Закона до подведения итогов конкурса на момент, когда передан новый объект. Однако заключение договора по данному основанию допускается только в январе, а применение данного основания в другие месяцы года является нарушением, влекущим административный штраф на первого руководителя.
Рекомендация 4
Предлагается направить в Министерство финансов РК письмо с предложением в п.п. 50 п. 3 ст. 39 Закона «О государственных закупках» внести следующее дополнение:
после слов «если такие государственные закупки осуществляются в течение первого месяца года,» дополнить словами «в случае передачи объекта Заказчику в течение года».
ВЫЯВЛЕНИЕ КОРРУПЦИОННЫХ РИСКОВ В ОРГАНИЗАЦИОННО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
Коррупционный риск 5
Открытость и прозрачность являются ключевыми факторами в борьбе с коррупцией. Открытость информации на сайте компании позволяет:
1. Демонстрировать приверженность компании прозрачности и честности в своей деятельности, что может укреплять ее деловую репутацию и повышать доверие со стороны заинтересованных сторон.
2. Обеспечивать доступность информации о своих антикоррупционных политиках, процедурах и программах, что повышает осведомленность как сотрудников товарищества, так и контрагентов.
3. Содействовать противодействию коррупционным рискам путем повышения осведомленности о них, что может помочь в раннем выявлении признаков коррупции и предотвращении устойчивых коррупционных схем.
4. Предотвращать коррупционные практики путем обеспечения прозрачности в процессах принятия решений и раскрытия информации о финансовых операциях и бизнес-сделках компании.
5. Уменьшать риски возникновения коррупционных схем и пресекать подобные нарушения путем открытого сообщения о коррупционных инцидентах и мерах, принятых компанией для их предотвращения.
В целом, открытость и прозрачность информации на сайте компании помогают предотвращать и пресекать коррупционные практики, укрепляют деловую репутацию компании и повышают доверие со стороны заинтересованных сторон.
Более того, статьей 16 Закона Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года № 401-V «О доступе к информации» регламентируется перечень информации, размещаемой на интернет-ресурсах субъектов квазигосударственного сектора и напрямую влияющей на политику противодействия коррупции, которой придерживается товарищество: контактные данные (почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов), структурных подразделений; объявленные вакантные должности; квалификационные требования к кандидатам на занятие вакантных должностей; номера телефонов для получения информации о вакантных должностях; нормативные документы, регламентирующие деятельность; информация о закупках товаров (работ, услуг); график личного приема физических лиц и представителей юридических лиц.
Рекомендация 5
Провести наполнение интернет-ресурса товарищества следующей информацией: контактные данные (почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов), структурных подразделений; объявленные вакантные должности; квалификационные требования к кандидатам на занятие вакантных должностей; номера телефонов для получения информации о вакантных должностях; нормативные документы, регламентирующие деятельность; информация о закупках товаров (работ, услуг); график личного приема физических лиц и представителей юридических лиц.
Коррупционный риск 6
Товарищество, будучи подведомственным акимату юридическим лицом, владеет и пользуется государственным коммунальным имуществом.
В 2023 году при передаче автомашины с баланса товарищества на баланс другого государственного учреждения было выявлено, что на товарищество наложено штрафы за совершение административных правонарушений, в связи с несоблюдением водителем товарищества правил дорожного движения. Следует отметить, что сам факт нарушения правил дорожного движения на государственном автомобиле наносит ущерб как материальным интересам товарищества, так и несет репутационные риски для всего акимата в целом. Касательно взыскания материального ущерба с работников товарищества.
Согласно Трудового Кодекса Республики Казахстан (далее — ТК РК), стороны, заключившие трудовой договор, несут материальную ответственность за причинённый ущерб (вред) другой стороне договора в следствие противоправных действий.
В соответствии с подпунктом 5 пункта 2 статьи 115 ТК РК, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности перед организацией, в которой он работает, могут производиться на основании акта работодателя с уведомлением работника, при наличии его письменного согласия. Вместе с тем, согласно пункту 3 статьи 115 ТК РК, при удержании из заработной платы по нескольким исполнительным листам, а также в случаях, предусмотренных законами Республики Казахстан и настоящей статьей Кодекса, размер ежемесячного удержания не может превышать пятьдесят процентов причитающейся работнику заработной платы.
Кроме того, не исключена возможность, где сотрудник может погасить образовавшуюся задолженность из личных средств, не прибегая к системе ежемесячных финансовых вычетов из зарплаты.
Обращаем внимание, что согласно статье 120 ТК РК, материальная ответственность стороны трудового договора за ущерб (вред), причиненный ею другой стороне трудового договора, наступает за ущерб (вред), причиненный в результате виновного противоправного поведения (действия или бездействия) и причинной связи между виновным противоправным поведением и причиненным ущербом (вредом), если иное не предусмотрено настоящим Кодексом и иными законами Республики Казахстан.
Сторона трудового договора, причинившая ущерб (вред) другой стороне, возмещает его в соответствии с настоящим Кодексом и иными законами Республики Казахстан.
В трудовом договоре может конкретизироваться материальная ответственность работника и работодателя. Кроме того, в договоре о материальной ответственности в случае предоставление служебного авто, дополнительно можно указать о том, что в случае, выявления штрафов, работник, при доказанной вине, не возражает об удержании долга с заработной платы (это и будет являться письменным согласием работника, согласно статьи 115 ТК РК).
Прекращение трудового договора после причинения ущерба (вреда) не влечет за собой освобождения стороны трудового договора от материальной ответственности по возмещению причиненного ущерба (вреда) другой стороне.
Перечень оснований, при наличии которых наступает полная материальная ответственность за вред, причиненный работодателю по вине работника при исполнении трудовых обязанностей, указан в пункте 8 статьи 123 ТК РК. Согласно вышеуказанному пункту статьи 123 ТК РК, причинённый ущерб может квалифицироваться как прямой действительный или полный.
Материальная ответственность в полном размере ущерба, причиненного работодателю или принимающей стороне, возлагается на работника, в случаях:
1) необеспечения сохранности имущества и других ценностей, переданных работнику, работнику направляющей стороны на основании письменного договора о принятии на себя полной материальной ответственности;
2) необеспечения сохранности имущества и других ценностей, полученных работником, работником направляющей стороны под отчет по разовому документу;
3) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсикоманического опьянения (их аналогов);
4) недостачи, умышленного уничтожения или умышленной порчи материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в том числе при их изготовлении, а также инструментов, измерительных приборов, специальной одежды и других предметов, выданных работодателем или принимающей стороной работнику, работнику направляющей стороны в пользование;
5) нарушения условия о неконкуренции, которое повлекло причинение ущерба для работодателя или принимающей стороны;
6) в иных случаях, оговоренных в трудовом, коллективном договорах или актах принимающей стороны.
Рекомендация 6
Для того, чтобы своевременно выявлять наличие на автомобилях штрафов, и недопущению ситуаций о взыскании их с Товарищества, внедрить практику ежемесячной проверки штрафов по государственным базам данных, а также дополнить обходной лист, заполняемый при увольнении работника пунктом о проверке на наличие штрафов.
Коррупционный риск 7
Согласно п. 1 ст. 64-1 Закона от 16.07.2001 г. № 252 «Об архитектурной, градостроительной и строительной деятельности в Республике Казахстан» комплексная вневедомственная экспертиза проектов проводится экспертными организациями и осуществляется экспертами, аттестованными по соответствующим разделам (частям) технико-экономических обоснований или проектно-сметной документации.
Согласно п. 5 Правил аккредитации экспертных организаций Аккредитация услугополучателя проводится уполномоченным органом и подтверждается свидетельством об аккредитации на право осуществления обязательной комплексной вневедомственной экспертизы проектов (техникоэкономических обоснований и проектно-сметной документации), предназначенных для строительства, за исключением проектов отнесенной к государственной монополии.
Однако, вышеуказанное свидетельство отсутствует в перечне разрешений первой и второй категории согласно приложению 1 и 2 к Закону «О разрешениях и уведомлениях», а на Портале государственных закупок (далее – Портал) автоматическое заполнение разрешительных документов возможно только из перечня согласно Закона «О разрешениях и уведомлениях».
В связи с чем разрешительные документы, не предусмотренные Законом «О разрешениях и уведомлениях» выбрать невозможно, что является причиной заполнения неполных квалификационных требований со стороны заказчика, и впоследствии основанием для жалоб от Поставщиков.
В связи с чем, в результате невозможности заполнения разрешительного документа, который не предусмотрен в перечне Закона «О разрешениях и уведомлениях» дает возможность участвовать другим потенциальным поставщикам не имеющих право осуществлять данную деятельность.
Интегрирование системы государственных закупок с elicense.kz позволит Заказчикам и Поставщикам правильно и эффективно использовать систему лицензирования при формировании приложения к конкурсной документации о квалификационных требований на Портале.
Рекомендация 7
Направить в Министерство финансов РК следующие предложения о совершенствовании законодательства: «интегрировать систему государственных закупок с elicense.kz для возможности выбора на портале свидетельства об аккредитации на право осуществления обязательной комплексной вневедомственной экспертизы проектов (технико-экономических обоснований и проектно-сметной документации), предназначенных для строительства, за исключением проектов отнесенной к государственной монополии».
Коррупционный риск 8
Участники конкурса зачастую подают заявку без наличия полного пакета документов и не приводят заявку в соответствие, что говорит о необдуманности намерения участвовать в конкурсе. Такие случаи приводят к нарушению сроков поставки товаров, проведения работ, оказания услуг.
К примеру, был проведен конкурс по услуге охраны объекта за один год 4 раза. Продолжительность конкурсных процедур с момента первого приема заявок до момента заключения договора составила 7 месяцев.
В каждом объявленном конкурсе на постоянной основе участвовали две компании.
На каждом из конкурсов поочередно одна из компаний признавалась соответствующей требованиям конкурсной документации, вторая компания при этом не дополняла свою заявку недостающими документами, что приводило к срыву конкурсов из-за отсутствия конкурсной среды (2 и более допущенных участника).
В итоге, только 30 июля был заключен договор.
Данная позиция поставщиков указывает на недобросовестное отношение, создающее барьеры Заказчику для своевременного подведения итогов конкурса и заключению договора о государственных закупках с победителем, что наносит ущерб заказчику.
В связи с чем, в целях исключения недобросовестного отношения, повышения уровни ответственности и осознанности потенциальных поставщиков при участии в государственных закупках необходимы действенные меры, исключающие бесконечное, безрезультативное проведение конкурсов.
Рекомендация 8
Направить в Министерство финансов РК следующие предложения о совершенствовании законодательства:
1. Предлагается удерживать обеспечение заявки, в случаях предоставления неполного пакета документов, в том числе после возможности дополнения заявок.
2. Предлагается дополнить п. 3 ст. 29 Закона «О государственных закупках» подпунктом подпунктом 3) следующего содержания:
3) если к участию в конкурсе допущен один потенциальный поставщик. При этом приглашение на участие в государственных закупках способом из одного источника направляется потенциальному поставщику, представившему заявку на участие в конкурсе. Цена заключенного договора о государственных закупках не должна превышать конкурсное ценовое предложение потенциального поставщика, указанное в заявке на участие в конкурсе.
Коррупционный риск 9
Согласно плана государственных закупок товарищество имеет около 650 пунктов плана, из них более 500 пунктов плана запланированы способом запроса ценовых предложений. Учитывая большое количество пунктов плана, не исключено допущение технической ошибки при объявлении закупки способом запроса ценовых предложений, в силу непреднамеренных ошибочных действий со стороны Заказчика. Однако, на портале государственных закупок не предусмотрен отзыв или редактирование объявления, за исключением случаев корректировки бюджета либо нецелесообразности и исключения из бюджета.
Исправление ошибки возможно путем самостоятельной отмены заказчиком закупки, и повторного переобъявления. Однако, данное действие также влечет штраф, сопоставимый с месячным окладом специалиста и потенциально может подтолкнуть его к изысканию незаконных способов либо уклонения от штрафа либо оплаты штрафа.
Рекомендация 9
Направить в Министерство финансов РК следующие предложения о совершенствовании законодательства: при самостоятельном выявлении ошибки до окончания сроков принятия заявки дать возможность отозвать, редактировать опубликованную закупку.
